Artikel 4: Hoe gaan verschillende generaties om met structuur?

Iedereen heeft wel een idee over hoe je het beste samenwerkt. Als je al die opties naast elkaar legt, zal al snel blijken dat ‘dé manier’ niet bestaat. Beter is het om per situatie te bekijken wat een passende aanpak is. Om vervolgens de daarvoor geschikte mensen in te schakelen.

Sommige processen en projecten hebben veel structuur en regels nodig, andere juist minder. En zo zijn er ook medewerkers die graag zien dat alles altijd goed is vastgelegd, terwijl anderen meer ruimte en vrijheid willen. Hoe zien de werkende generaties dat? Emma Overbeek, Resource Manager bij USG Finance Professionals: “De verloren generatie X wil zekerheid. Of liever gezegd: ze zijn bang voor onzekerheid. De tijd waarin ze zijn opgegroeid heeft harde werkers van ze gemaakt. Hun ouders hebben ze niet aangezet tot actief meedenken, in de zin van ‘als dit het niet is, probeer dan wat anders’. Ze hebben voor uitvoerende rollen gekozen en ze vinden het fijn om te weten wat er gaat gebeuren.
Bij de pragmaten is dat iets minder sterk aanwezig, maar ook zij neigen naar een duidelijke structuur. Dat heeft er vooral mee te maken dat ze zich op het ‘spitsuur van het leven’ bevinden: gezin, werk en sociaal leven vragen allemaal om tijd en aandacht. Als ze zoveel ballen in de lucht moeten houden, is het prettig dat ze overzicht hebben: ‘dit is wat ik hier moet doen, dat moet daar gebeuren’.
En de millennials? Die zijn 180 graden anders. Ze zijn bijna wars van structuur en hebben het liefst helemaal geen kaders.”

Vergaderopvoeding voor jongeren

“Door te denken vanuit de kracht van elke generatie, kan alles veel soepeler lopen. Bekijk preventief wat een project nodig heeft, welke cultuur er moet leven en wie daar een bijdrage aan kan leveren. Is er bijvoorbeeld weinig tijd, laat een vergadering dan leiden door een pragmaat: strakke agenda, bespreken, besluiten of doorschuiven, volgende punt. Wordt een groep bijeengebracht omdat ze elkaar al een tijd niet hebben gezien, zet dan iemand van generatie X aan het roer. Die is zoals eerder gezegd van de structuur, maar ook heel mensgericht ingesteld.
Gezien vanuit de wens om als organisatie toekomstbestendig te zijn, zou je veel meer met de jongste generatie mee moeten gaan en dus ook moeten kiezen voor minder regels en meer vrijheid. Aan de andere kant heb ik het gevoel dat die groep wel wat vergaderopvoeding kan gebruiken. Hoe we vergaderen mag strak geregeld zijn, anders loopt het uit de hand.”

Het past nooit helemaal 

Op het moment hebben we uiteraard niets of bijna niets te kiezen. We zitten midden in de coronacrisis, online vergaderen is de enige oplossing. Toch is ook daar een ontwikkeling in te zien. Emma Overbeek: “In het begin stond de efficiëntie voorop. We moeten thuiswerken, het is wat het is. Laten we dat dan maar goed en snel doen. Naarmate er langer thuis werd gewerkt en vergaderd, kregen mensen steeds minder feeling met wat er bij elkaar gebeurde. Daarom verschoof ook de sociale kant van de werkvloer naar online. Er kwam gelegenheid om elkaar ook voor of na de vergadering even te spreken.
Nu zijn er ook organisaties die daar wat in doorgeslagen zijn: daar begint de online maandagochtendvergadering met 30 minuten bijpraten. Sommige medewerkers vinden dat heerlijk, die missen hun collega’s heel erg. Maar bij anderen roept het verplichte half uurtje vooral irritatie op: ’Wat heb ik daaraan?’, ‘Wanneer beginnen we nu echt?’. Je kunt het nooit iedereen naar de zin maken, en zeker niet in deze tijden.”