Adviseren met data blijkt lastig voor de controller

Big data bestaat uit een aantal V’s,’ vertelt gespreksleider Jan Willem van der Schor (USG Finance). ‘Te beginnen met volume, variety en velocity. Oftewel: heel veel data, in veel verschillende soorten, typen en updatesnelheden. Big data is vrijwel real time. En dan zijn er nog: value, venality, veracity. Is de waarde ook nuttig? Heeft het toegevoegde waarde? Er wordt veel data verzameld met het idee dat deze misschien ooit in de toekomst gebruikt kan worden. De vraag is of dat nuttig is. Het is verstandiger minder, maar specifieker waardevolle informatie te verzamelen. Veracity gaat over de waarheidsgetrouwheid van de informatie. Venality is de kwaliteit van de data. Dat gaat ook over interpretatie. 1-12-2018 bijvoorbeeld, betekent in Amerika iets anders dan in Europa. De kwaliteit van data wordt dus ook bepaald door de definitie van de data.

Kansen

‘Wat je veel ziet in de business-to-consumer markt is dat grote bedrijven enorm veel informatie over klanten verzamelen,’ vervolgt Van der Schors. ‘Over hun bewegingen, over de manier hoe ze over de website gaan, wanneer ze bestellen, hoe ze bestellen, wat de koopredenen zijn, noem maar op. Dat gaat echt om terabytes aan data. Ze proberen zo te voorspellen wanneer de klant gaat kopen en ze willen die klant ook beïnvloeden om meer te kopen, of duurdere dingen te kopen.’

Vanuit de zaal komen ook leuke voorbeelden. Zoals Tomtom, die kan aangeven hoe druk het op de wegen is. Of de politie, die als ergens een evenement is, kan zien waar veel mobiele telefoons zijn. Daar is het druk. Dat kun je gebruiken om stromen te sturen.

‘Maar ook op operationeel gebied liggen kansen,’ zegt Van der Schors. ‘Neem UPS. Die bezorgen 5 miljard pakketten per jaar. Door alle informatie over die pakketten – alle bezorgbusjes, de routes die ze rijden, waar ze rijden, wanneer ze rijden – te verzamelen, hebben zij met slimme algoritmen de routes efficiënter ingericht. Dat levert het bedrijf miljoenen aan besparingen op.’

Beter in control

Na diverse kansen in de consumentenmarkt en operationeel gebied geschetst te hebben, vraagt gespreksleider Eveline Selman: ‘Wat kun je als controller met big data?’. ‘De organisatie beter in control brengen’ krijgt met 54 procent meer dan de helft van de stemmen, gevolgd door ‘De verkopen bevorderen’ met 29 procent. Een klein aantal (7%) denkt dat de chaos alleen maar groter wordt en 11 procent wacht nog even af.

Discovery versus productie

‘Er zijn verschillende vormen van business intelligence,’ vertelt Van der Schors. ‘En voor een groot deel gaat hetzelfde op voor big data. Aan de ene kant is er data-analyse (discovery) en aan de andere kant integratie in het reguliere proces (productie). Discovery komt vooral vanuit de businessunits. De business heeft een bepaalde vraag of er is een probleem, vervolgens gaan zij zelf iteratief door het proces om die problematiek boven water te krijgen en een potentiële oplossing te vinden. Dit wordt veel gebruikt bij innovatie, productontwikkeling en onderzoek.

Bij productie gaat het vooral over het borgen van rapportages of gevonden bevindingen, om die structureel in je proces in te bouwen. Dus op het moment dat ergens een issue heeft plaatsgevonden en je gaat daar een control op inzetten, dan ga je die in je systeem borgen. Zodat die vervolgens regelmatig gecheckt wordt. Hierbij gaat het vooral om datamanagement, governance, betrouwbaarheid en processen.’

Data-analyse vanuit controllersperspectief

‘Volgens Sathé houden controllers zich bezig met controleren, rapporteren en adviseren,’ betoogt gespreksleider Remco Blomsma. ‘Controleren en rapporteren noemt hij de ‘independent controller’. Adviseren noemt hij de ‘involved controller’. Tegenwoordig hebben we het meer over de financial en business controller rollen. De tendens is dat iedereen meer richting business partnering wil, dus meer de adviserende rol. Maar hoe kun je die adviserende rol pakken, rekening houdend met business intelligence? Wat kun je met data analyse? Kun je dan je controlerende taken minder groot maken?’

Tijdsbesparing

Op volgorde van meer naar minder van toepassing zien de aanwezige controllers tijdbesparing met behulp van business intelligence op het gebied van:

• opgestelde rapportages,
• dubbel bijgehouden databases,
• Excel-berekeningensheets,
• voorraadverschillen.

Data wordt vaak op verschillende plekken in de organisatie bijgehouden, zo blijkt uit reacties uit de zaal. En dat levert verschillen op. Je komt dat overal weer tegen: in rapportages, in Excel-berekeningen die worden gemaakt vanuit de administratie. Vaak heeft dat te maken met vertrouwen. Wil je met zijn allen gebruik maken van dezelfde datasets, dan moet je wel het vertrouwen erin hebben dat de data ook de juiste kwaliteit heeft. En daarmee raak je de menselijke kant. Vertrouwen is er niet zomaar. Selman: ‘Je kunt het ook omdraaien. Als de database goed is, creëer je ook weer vertrouwen. Daarmee maak je hem heel belangrijk.’

Conclusies rondetafelgesprekken

In groepjes discussiëren de aanwezige controllers vervolgens nog over de vraag hoe zij als controller hun toegevoegde waarde in de adviesrol zouden kunnen vergroten. De conclusies van de verschillende rondetafelgesprekken lagen dicht bij elkaar:

• managementrapportages maken vanuit één bron, waarbij sprake is van eenvoudig doordrillen naar de onderliggende cijfers tot op (bijvoorbeeld) afdelingsniveau;
• de kwaliteit van data is essentieel voor het creëren van vertrouwen en actief gebruik;
• beheersing van kwaliteit van data vraag aandacht van de controller!
• adviseren vraagt andere competenties;
• de vraag is of iedere controller wel een adviserende rol wil vervullen, én of er binnen de organisatie wel behoefte aan is.

De zaal ziet dus nog veel werk voor de controlerende controller, voordat echt met meer adviseren kan worden begonnen.

Auteur: Anja Jalink

Dit artikel is eerder verschenen op executivefinance.nl

Dit artikel is verschenen in cm: 2018, afl. 6