Volgens plan, planning en binnen budget? De weerbarstige praktijk van project control.

Businesscontrollers houden zich normaliter bezig met de ‘vaste’ business van organisaties. Iets wat ze jaar in, jaar uit doen. Ze denken met de organisatie mee hoe het in de toekomst beter kan. Gebaseerd op data doen ze voorstellen om bijvoorbeeld de omzet te verhogen of de kosten te reduceren.

Benieuwd naar de verschillen tussen verschillende controlfuncties? Lees ook ons artikel Wat is het verschil tussen een Financial Controller en een Business Controller?.

Bij project control gaat het om iets heel anders. De projectcontroller heeft als doel om projectdoelstellingen op ‘beheerste wijze’ te behalen. Op beheerste wijze wil zeggen dat het project op voorspelbare wijze verloopt. Risico’s op eventuele grote tegenvallers in het project moeten worden onderkend, zodat je erop kunt anticiperen en vervelende verrassingen uitblijven. Projecten hebben een duidelijk begin- en eindmoment, een eenmalig karakter en een vooraf gedefinieerd eindresultaat. Daarbij is er beschikking over beperkte hoeveelheid mankracht, budget en tijd. Dit alles maakt het een totaal andere tak van sport.

De praktijk van projecten blijkt altijd weerbarstiger dan vooraf gedacht. Ik moet het eerste project nog tegenkomen dat precies volgens plan, planning en binnen budget verloopt. Je moet veel alerter zijn en bovenop de doelstellingen zitten. Maar aan de andere kant moet je ook niet te halsstarrig vasthouden aan een bepaald gewenst onderdeel als dat het gehele project in gevaar brengt. Soms moet je keuzes maken die het gewenste resultaat beïnvloeden. Het vooraf bepaalde gewenste eindresultaat is niet altijd het resultaat waar je op uitkomt. En dat is niet erg.

Businesscontrollers krijgen in projecten te maken met de duivelsdriehoek: het spanningsveld tussen budget, tijd en kwaliteit. Het is vaak onmogelijk om te voldoen aan deze drie elementen tegelijkertijd. Bijvoorbeeld: blijkt er meer budget nodig te zijn, maar wordt dat niet beschikbaar gesteld? Dan boet je in op kwaliteit of je loopt uit en haalt de deadlines niet. Blijkt de deadline te ambitieus maar moet die gehaald worden? Dan heb je meer budget nodig of je levert niet alle functionaliteiten van het eindproduct op. Dit spanningsveld is voor businesscontrollers geen dagelijkse kost, totdat ze met projecten aan de slag gaan.

Project control vraagt om continu contact met de projectleider en de organisatie. Welke risico’s zijn er voor het behalen van de projectdoelstellingen? Waar moet worden aangepast of bijgestuurd? En welke ontwikkelingen kunnen invloed hebben op het project? Dat vraagt om een leergierige, creatieve en flexibele houding.

Ook is er een andere mindset nodig. Waar een businesscontroller zich vaak richt op het identificeren van kansen en het realiseren van groei, heeft een projectcontroller juist een belangrijke rol in het bewaken van haalbaarheid, risico’s en verwachtingen. Door realistische verwachtingen te scheppen en risico’s tijdig inzichtelijk te maken, draagt project control bij aan het succesvol en beheerst afronden van projecten.

Ben jij benieuwd wat USG Finance voor jou als finance professional kan betekenen? Bekijk onze vacatures en ontwikkelmogelijkheden.

Kan jouw organisatie de hulp van een finance professional gebruiken? Ontdek hoe USG Finance jouw organisatie kan ondersteunen.