Volgens plan, planning en binnen budget? De weerbarstige praktijk van project control.
Remco Blomsma, Interim Finance Director bij USG Professionals, legt de verschillen uit tussen project control en business control en gaat daarbij in op de uitdagingen van projectbeheersing.
“Project control is een compleet andere tak van sport voor businesscontrollers. Binnen een vastgesteld budget en tijdsbestek moet een vooraf bepaald resultaat behaald worden. Deze drie elementen – budget, tijd en het vooraf bepaalde resultaat – vormen samen de duivelsdriehoek. Ze zorgen voor een spanningsveld waar businesscontrollers normaal gesproken nooit mee te maken krijgen”. Aan het woord: Remco Blomsma, Interim Finance Director bij USG Professionals. Hij legt de verschillen uit tussen project control en business control en gaat daarbij in op de uitdagingen van projectbeheersing.
“Businesscontrollers houden zich normaliter bezig met de ‘vaste’ business van organisaties. Iets wat ze jaar in, jaar uit doen”, aldus Remco. “Ze denken met de organisatie mee hoe het in de toekomst beter kan. Gebaseerd op data doen ze voorstellen om bijvoorbeeld de omzet te verhogen of de kosten te reduceren."
“Bij project control gaat het om iets heel anders”, vervolgt Remco. “De projectcontroller heeft als doel om projectdoelstellingen op ‘beheerste wijze’ te behalen. Op beheerste wijze wil zeggen dat het project op voorspelbare wijze verloopt. Risico’s op eventuele grote tegenvallers in het project moeten worden onderkend, zodat je erop kunt anticiperen en vervelende verrassingen uitblijven. Projecten hebben een duidelijk begin- en eindmoment, een eenmalig karakter en een vooraf gedefinieerd eindresultaat. Daarbij is er beschikking over beperkte hoeveelheid mankracht, budget en tijd. Dit alles maakt het een totaal andere tak van sport.”
Weerbarstige praktijk
“De praktijk van projecten blijkt altijd weerbarstiger dan vooraf gedacht. Ik moet het eerste project nog tegenkomen dat precies volgens plan, planning en binnen budget verloopt. Je moet veel alerter zijn en bovenop de doelstellingen zitten. Maar aan de andere kant moet je ook niet te halsstarrig vasthouden aan een bepaald gewenst onderdeel als dat het gehele project in gevaar brengt. Soms moet je keuzes maken die het gewenste resultaat beïnvloeden. Het vooraf bepaalde gewenste eindresultaat is niet altijd het resultaat waar je op uitkomt. En dat is niet erg.”
Duivelse dilemma's
“Businesscontrollers krijgen in projecten te maken met de duivelsdriehoek: het spanningsveld tussen budget, tijd en kwaliteit. Het is vaak onmogelijk om te voldoen aan deze drie elementen tegelijkertijd. Bijvoorbeeld: blijkt er meer budget nodig te zijn, maar wordt dat niet beschikbaar gesteld? Dan boet je in op kwaliteit of je loopt uit en haalt de deadlines niet. Blijkt de deadline te ambitieus maar moet die gehaald worden? Dan heb je meer budget nodig of je levert niet alle functionaliteiten van het eindproduct op. Dit spanningsveld is voor businesscontrollers geen dagelijkse kost, totdat ze met projecten aan de slag gaan.”
Uitdaging door dynamiek en verandering
Is het beheersen van projecten dus uitdagender dan het dagelijks werk van de businesscontroller? “Ja, Ik vind projecten veel dynamischer. Je moet continu contact houden met de projectleider en de organisatie. Welke risico’s identificeer je voor het behalen van de projectdoelstellingen? Waar moet er iets aangepast of bijgestuurd worden? Hierdoor moet je je veel leergieriger, creatiever en innovatiever opstellen.”
Er is voor project control ook een heel andere mindset nodig, vindt Remco: “Businesscontrollers zijn gewend het spreekwoordelijke gaspedaal in te drukken. Ze duiken de data in om kansen te ontdekken voor bedrijven. Ze schetsen ambitieuze en rooskleurige vergezichten en presenteren dit overtuigend, zodat de organisatie meegaat in hun verhaal. Een projectcontroller doet er juist goed aan om het rempedaal in te drukken. Daarmee bedoel ik: realistische verwachtingen scheppen over de haalbaarheid van projecten. Ze moeten de verwachtingen en risico’s goed managen. Zo kunnen ze meer projecten naar tevredenheid afronden.”
